Mit einer mitarbeiterorientierten Personalführung können Unternehmen die Motivation der Beschäftigten stärken und sich für potenzielle Bewerber interessant machen. Ein Instrument sind unter anderem steueroptimierte Gehaltsextra für Mitarbeiter. Jedoch sollten die Sachzuwendungen als Alternative zu Gehaltserhöhungen auch zur jeweiligen Unternehmenskultur passen und sich an den Bedürfnissen der Mitarbeitenden orientieren.
Steuerfreie Gehaltsextras rund um Mobilität
In Zeiten hoher Energiekosten sind steuerfreie Gehaltsextra und Zuwendungen rund um die Mobilität gefragter denn je. Was Sie als Arbeitgeber Ihren Beschäftigten anbieten können und was Sie dabei beachten sollten, stellt Ihnen Dr. Harald Hendel, Rechtsanwalt/Fachanwalt für Steuerrecht vor:
1. Finanzierung von Tickets für öffentliche Verkehrsmittel
Hier ist zwischen Tickets für Fahrten im Personenfernverkehr – dies sind Fernzüge der Deutschen Bundesbahn, Fernbusse sowie vergleichbare Hochgeschwindigkeits- und Fernzüge – und Fahrten im öffentlichen Personennahverkehr (ÖPNV) mit anderen öffentlichen Verkehrsmitteln als Gehaltsextra zu unterscheiden.
- Tickets für den Personenfernverkehr sind steuer- und beitragsfrei, wenn sie beruflich verwendet und zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn gewährt werden. Andernfalls hat jedoch der Arbeitgeber die Möglichkeit der Pauschalversteuerung mit 25 Prozent. Das führt beim Arbeitnehmer zur Steuerfreiheit und für beide zur Beitragsfreiheit.
- Tickets im ÖPNV sind für den Arbeitnehmer steuer- und beitragsfrei, wenn er sie zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn erhält. Eine Nutzung für Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte ist hier nicht Voraussetzung. Im Falle der Gehaltsumwandlung liegt abgabenpflichtiger Arbeitslohn vor. Aber hier kann der Arbeitgeber von der Möglichkeit der Pauschalversteuerung mit 25 Prozent Gebrauch machen. Diese Regelung gilt nicht nur für das klassische Job-Ticket, sondern auch für das neue 49 Euro- Ticket, selbst wenn dies nur für Privatfahrten genutzt wird.
Hinweis: Die Sozialversicherungsfreiheit führt dazu, dass es sich bei diesen Zuwendungen nicht um „Entgelt“ im Sinne von § 1 SvEV handelt. Sie können daher abgabenfrei auch Mini-Jobbern zusätzlich zu ihrem Barlohn in Höhe von maximal 520 Euro gewährt werden. Der Betrag wird nicht auf den Barlohn addiert. Die Empfänger verlieren dadurch nicht ihren Status als Mini-Jobber.
2. Bahncard
Unternimmt der Arbeitnehmer häufig Dienstreisen mit der Deutschen Bundesbahn, kann es sich für den Arbeitgeber und den Arbeitnehmer lohnen, wenn der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer für Dienstreisen eine Bahncard überlässt, die der Arbeitnehmer auch für Privatfahrten kostenlos nutzen kann.
Die private Nutzungsmöglichkeit ist für den Arbeitnehmer kein abgabenpflichtiger Vorteil, wenn die Ausgabe der Bahncard im weitaus überwiegenden betrieblichen Interesse des Arbeitgebers liegt. Das wird angenommen, wenn der Arbeitgeber bei seriöser Einschätzung im Zeitpunkt der Ausgabe voraussichtlich beim Fahrtkostenersatz an den Arbeitnehmer mindestens so viel sparen wird, wie die Bahncard gekostet hat. Dann führt die private Nutzung der Bahncard nicht zu einem steuerpflichtigen Vorteil des Arbeitnehmers.
3. Tankgutscheine im Rahmen der 50 Euro-Freigrenze
Der Arbeitgeber kann jedem seiner Arbeitnehmer steuer- und beitragsfrei jeden Monat mit dem Verkehrswert anzusetzende Sachbezüge im Wert von maximal 50 Euro gewähren. Dies gilt auch für Tankgutscheine, selbst wenn sie jeweils mit einem Euro-Betrag versehen sind. Voraussetzung ist nur, dass der Gutschein ausschließlich zum Bezug von Waren oder Dienstleistungen berechtigt und eine Barauszahlung ausgeschlossen ist.
Tankgutscheine müssen von der Tankstelle oder einer Tankstellenkette ausgestellt sein oder aber vom Arbeitgeber, wenn die Tankstelle mit dem Arbeitgeber unmittelbar abrechnet. Voraussetzung für die Abgabenfreiheit ist ferner, dass die Gutscheine zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn gewährt werden. Die Sozialversicherungsfreiheit führt dazu, dass solche Gutscheine unschädlich auch Mini-Jobbern zusätzlich zum Barlohn gewährt werden können.
Da die 50 Euro-Freigrenze monatsbezogen ist, können Gutscheine nur jeweils monatlich bis zu einem Wert von 50 Euro ausgegeben werden. Sie können jedoch gesammelt und insgesamt eingelöst werden.
4. Dienstwagennutzung durch Arbeitnehmer
Wird ein überwiegend betrieblich genutztes Fahrzeug dem Arbeitnehmer auch zur privaten Benutzung überlassen, liegt steuer- und sozialversicherungspflichtiger Arbeitslohn vor. Dessen Wert wird üblicherweise nach der 1 Prozent-Methode ermittelt, wobei für die verschiedenen Nutzungen unterschiedliche Prozentsätze auf den auf volle 100 Euro abgerundeten Bruttolistenpreis (BLP) bezogen werden. Dies ist der Listenpreis einschließlich Sonderausstattung und Umsatzsteuer.
Für die allgemeine Privatnutzung wird 1 Prozent des BLP pro Monat angesetzt. Für Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte gelten 0,03 Prozent des BLP monatlich pro Entfernungskilometer. Für diese Fahrten kann der Arbeitgeber auch tagesbezogen 0,002 Prozent des BLP pro Entfernungskilometer ansetzen, wenn er diese Berechnungsmethode nicht ausdrücklich ausgeschlossen hat.
Bei der 1 Prozent-Methode kommt es auf die tatsächlichen Kosten, die das Fahrzeug verursacht, nicht an. Es werden nur grob pauschal die vorgenannten Prozentsätze auf den BLP bezogen. Demgegenüber werden bei der Anwendung der Fahrtenbuch-Methode die tatsächlichen gesamten Kosten des Fahrzeugs einschließlich der AfA anhand eines vom Arbeitnehmer ordnungsgemäß zu führenden Fahrtenbuchs kilometerbezogen auf den Arbeitgeber und den Arbeitnehmer aufgeteilt.
5. Elektro-PKW
Bei der Verwendung von reinen Elektro-PKW und extern aufladbaren (Plug-In-)Hybrid-PKW als Dienstwagen gibt es Vorteile für den Arbeitgeber und den Arbeitnehmer. E-Bikes, die auch Geschwindigkeiten über 25 Km/h unterstützen, werden steuerlich weitgehend reinen Elektro-PKW gleichgestellt.
Dem Arbeitnehmer sind bei reinen Elektro-PKW bis zu einem BLP von maximal 60.000 Euro nur 1 Prozent / 0,03 Prozent / 0,002 Prozent von einem auf volle 100 Euro abgerundeten Viertel des BLP zuzurechnen. Für Hybridelektro-PKW mit Schadstoffausstoß bis 50 g C0² / km gilt der halbe BLP. Bei höherem Schadstoffausstoß muss die reine Elektro-Reichweite mindestens 60 km bzw. 80 km betragen.
Der Arbeitgeber ist begünstigt durch die Innovationsprämie und bei der Kfz-Steuer. Er erhält ab 2023 bei einem reinen Elektro-PKW mit einem Nettolistenpreis (ohne Umsatzsteuer) in Höhe von unter 40.000 Euro Prämien in Höhe von 4.500 Euro vom Staat, 2.250 Euro vom Hersteller. Bei einem Nettolistenpreis von 40.000 Euro bis 65.000 Euro sind es 3.000 Euro plus 1.500 Euro. Junge Gebrauchte werden vom Staat mit 3.000 Euro gefördert. In Leasing-Fällen wird die Prämie bei der Leasingrate berücksichtigt. Diese Förderung wird jedoch ab dem 01.09.2023 auf Privatpersonen beschränkt. Für Hybridelektro-PKW gibt es schon seit dem 01.01.2023 keine Förderung mehr.
Der Arbeitgeber profitiert außerdem von der Kfz-Steuerbefreiung für reine Elektro-PKW mit erstmaliger Zulassung vom 18.05.2011 bis zum 31.12.2025. Sie gilt ab dem Tag der Zulassung für 10 Jahre, längstens bis zum 31.12.2030. Bei Halterwechsel wird die Steuerbefreiung für den restlichen Zeitraum gewährt. Anschließend werden 50 Prozent der Kfz-Steuer auf das zulässige Gesamtgewicht erhoben.
6. Privatnutzung dienstlicher E-Bikes
Ein E-Bike wird steuerlich als Kfz behandelt, wenn der Motor auch Geschwindigkeiten über 25 km/h unterstützt. Hier gilt bis 2030 die 1 Prozent-Regelung wie für reine Elektro-Pkw: Zurechnung der Prozentsätze auf ein abgerundetes Viertel des BLP.
Ein E-Bike mit Unterstützung durch den Motor bis 25 km/h gilt steuerlich als Fahrrad. Hier sind folgende Fallgestaltungen zu unterscheiden: Überlässt der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer das Fahrzeug kostenlos zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn zur Privatnutzung, so ist die Maßnahme steuer- und beitragsfrei. Im Falle der Gehaltsumwandlung sind dem Arbeitnehmer nur 1 Prozent – nicht zusätzlich 0,03 Prozent – pro Monat auf ein abgerundetes Viertel des BLP / UPE zuzurechnen. Schenkt der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer ein solches E-Bike zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn, ist ein steuerpflichtiger Vorteil gegeben. Dieser kann jedoch vom Arbeitgeber mit 25 Prozent pauschal versteuert werden. Das führt zur Steuerfreiheit beim Arbeitnehmer und zur Beitragsfreiheit für beide Seiten.
Mitunter kann der Arbeitnehmer ein geleastes E-Bike, das ihm der Arbeitgeber zur Nutzung überlassen hatte, nach Ablauf der Leasingzeit zu einem geringeren als dem ortsüblichen Preis erwerben. Steuerpflichtiger Arbeitslohn in Höhe der Preisermäßigung liegt jedoch nur vor, wenn der Arbeitgeber an der Reduzierung mitgewirkt hat. Diesen Vorteil kann der Arbeitgeber mit 25 Prozent pauschal versteuern, was zur Steuerfreiheit beim Arbeitnehmer und zur Beitragsfreiheit bei beiden führt.
7. Aufladen von Elektrofahrzeugen
Bei Dienstwagen kann der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer die Kosten des Aufladens an seiner privaten Steckdose mit folgenden Pauschbeträgen steuerfrei erstatten:
- Mit zusätzlicher Lademöglichkeit beim Arbeitgeber sind es für einen Elektro-PKW 20 Euro / Monat, für Hybridelektro-PKW 10 Euro / Monat;
- Ohne zusätzliche Lademöglichkeit beim Arbeitgeber für einen Elektro-PKW 50 Euro / Monat, für einen Hybridelektro-PKW 25 Euro / Monat.
- Bei E-Bikes ist ein Einzelnachweis für 3 Monate erforderlich, dann kann der Durchschnittsbetrag angesetzt werden.
Kann der Arbeitnehmer seinen privaten Elektro-PKW oder sein privates E-Bike im Betrieb des Arbeitgebers kostenlos elektrisch aufladen, ist dies steuer- und beitragsfrei.
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